Как правильно применять номерные пломбы

Применение номерных пломб на предприятиях, как правило, не является самоцелью. Пломбы применяются с целью достижения сохранности товарно-материальных ценностей, обеспечения контроля доступа в помещения, разграничения ответственности персонала и др.

I. ДЕЙСТВУЙТЕ СИСТЕМНО

1. Продумайте Ваш новый деловой процесс: с какой целью Вы планируете применять номерные пломбы? Какой результат Вы хотите получить?

2. Сначала купите небольшую партию пломб и опробуйте новый порядок в действии. При необходимости, откорректируйте его.

3. Поставьте себя на место потенциального злоумышленника и попытайтесь «обойти» Вашу систему. Оцените вероятность таких «атак».

4. Закрепите порядок применения номерных пломб в нормативных документах Вашей компании. Согласуйте эти документы с заинтересованными подразделениями и утвердите их.

5. Проведите обучение порядку применения пломб всего задействованного в процессе персонала. Обучайте вновь принимаемых на работу сотрудников и проверяйте результаты обучения в ходе аттестации.

6. Официально запустите новый процесс распоряжением руководства и периодически контролируйте его выполнение.

7. Корректируйте процесс по мере развития предприятия.

II. ВЫБЕРИТЕ ПРАВИЛЬНУЮ ПЛОМБУ

1. Сформулируйте требования к производителю и поставщикам:

• производитель и поставщики должны обладать безукоризненной деловой репутацией и дорожить ею

• в сфере продуктов для обеспечения безопасности это чрезвычайно важно;

• регулярность поставок выбранных Вами пломб должна гарантироваться

• Вы должны быть защищены от перебоев;

• производитель и поставщики должны контролировать движение устройств от момента производства до Вашей компании путём учёта их индивидуальных номеров

• у Вас должна быть возможность проследить весь жизненный цикл применённой пломбы;

• примите во внимание стоимость пломбы, соотнесите её с возможными потерями, которые Вы хотите предотвратить;

• примите во внимание возможность поставщика (производителя) организовать проведение независимой экспертизы реализуемых пломб.

2. Оцените характеристики защищаемых объектов и выберите соответствующую по конструкции пломбу. В частности, учтите:

• конструктивные особенности опечатываемых объектов

• подбирайте пломбу подходящего размера;

• материал, из которого изготовлен защищаемый объект,

• подбирайте пломбу с подходящими свойствами (например, подберите тип пломб-наклеек);

• эксплуатационные особенности опечатываемых объектов

• подбирайте пломбу с необходимой прочностью и прочими свойствами (например, учтите, закреплены ли опечатываемые двери машины);

• время, в течение которого защищаемый объект будет находиться в опечатанном состоянии.

3. Изучите условия окружающей среды и выберите пломбу, соответствующую этим условиям по конструкции и материалам. В частности, учтите:

• климатические условия (диапазон температур, осадки, влажность);

• химическую агрессивность среды (нефтебаза, химическое производство);

• наличие требований к пожаробезопасности или иных специальных требований.

4. Учтите количество защищаемых объектов:

• если количество защищаемых объектов велико, примите во внимание возможность использования пломб с нанесённым штрих-кодом. Это позволит учитывать номера пломб автоматизированно, избегая ошибок их ввода вручную.

5. Оцените криминальную обстановку и ценность защищаемых объектов:

• выбирайте пломбу с соответствующей степенью защиты от подделки;

• выбирайте пломбу с качественной индикацией несанкционированного вскрытия.

III. ОБЩИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ОТНОСИТЕЛЬНО ПРОЦЕССА ПРИМЕНЕНИЯ СИГНАЛЬНЫХ УСТРОЙСТВ

Общие рекомендации по закупке и хранению

1. Не следует поручать размещение заказов на приобретение пломб разным сотрудникам, назначьте одного ответственного, пользующегося Вашим доверием. Поставщик не должен принимать заказы у других лиц.

2. Поддерживайте определённый запас пломб на складах всех территориально обособленных подразделений. Размещайте заказы у поставщика заблаговременно, с учетом сроков изготовления и доставки выбранной Вами пломбы в каждое территориально обособленное подразделение.

3. Учтите наличие модификаций используемых Вами пломб. Правильно рассчитывайте объемы закупок и применяйте морозостойкие модификации в холодное время года.

4. При получении пломб от поставщика рекомендуется отложить 2-3 шт. из каждой поступающей партии и не использовать их 1 год после снятия с объекта последнего экземпляра из данной партии. Отложенные пломбы должны быть учтены и промаркированы таким образом, чтобы обеспечить возможность их последующего сопоставления с любыми контролируемыми или снимаемыми пломбами, или использования в качестве сравнительных образцов при проведении трасологической экспертизы.

5. К хранящимся пломбам не должно быть свободного доступа, рекомендуется хранить их отдельно от остальных складских запасов. Доступ к пломбам должен иметь только уполномоченный сотрудник, который будет выдавать их для применения.

6. Хранение и транспортировка пломб должны осуществляться со строгим соблюдением допустимых условий: температуры, влажности и пр., указанных в инструкции по эксплуатации конкретной пломбы.

Общие рекомендации по учёту номерных пломб

1. Рекомендуется осуществлять учёт наименований, маркировки и номеров применяемых пломб на всех этапах их жизненного цикла внутри предприятия:

• заказа;

• поступления;

• распределения;

• выдачи для применения;

• применения (установки);

• контроля;

• снятия;

• сдачи на хранение;

• утилизации.

2. Должны регистрироваться следующие учетные данные:

• дата, время и место операции;

• наименование, маркировка и номер пломбы;

• ФИО лица, производящего операцию;

• номер или иной идентификационный признак опечатываемого объекта (для отправляемых грузов — номер транспортного средства, пункт назначения груза, ФИО водителя транспортного средства).

3. Рекомендуется осуществлять оперативный количественный учёт новых пломб во всех территориально обособленных подразделениях с целью выявления снижающихся остатков и заблаговременного размещения заказа у поставщика.

Общие рекомендации относительно установки сигнальных устройств

1. Рекомендуется поручать опечатывание именно тем сотрудникам, которые отвечают за количественные или качественные показатели товарно-материальных ценностей (ТМЦ), находящихся в опечатываемом объекте (хранилище, контейнере), либо контролирующим отсутствие несанкционированного доступа внутрь опечатываемых объектов.

2. Опечатывание следует производить в строгом соответствии с инструкцией по эксплуатации применяемой пломбы.

3. После установки пломбы следует проверить надёжность её замыкания в соответствии с инструкцией по эксплуатации.

Общие рекомендации по снятию сигнальных устройств

1. Снятие пломб должны производить только уполномоченные на это сотрудники.

2. Перед снятием пломбы необходимо убедиться в отсутствии на ней следов вскрытия. При этом необходимо обратить внимание на пластичность материала, изменение цвета, наличие разрывов, разрезов, деформаций, наличие следов нагрева (замораживания) или химического воздействия. Обязательно нужно проверить соответствие наименования (внешнего вида), маркировки и номера пломбы данным учёта и/или сопроводительной документации (журналам, транспортным накладным и т.п.).

3. Снятие пломбы следует проводить строго в соответствии с инструкцией по эксплуатации.

4. В случае обнаружения следов вскрытия пломбы или признаков нарушения её целостности, снятие необходимо производить в присутствии комиссии с составлением соответствующих актов.

5. Не следует допускать утерю снятых пломб. Их необходимо хранить в течение установленного времени (как правило, истечения срока давности по претензиям к количеству или качеству защищаемых ТМЦ). Режим хранения снятых пломб должен быть таким же строгим, как и новых.

Группа компаний «Укрпломба» желает Вам успехов в обеспечении сохранности товарно-материальных ценностей!