Як правильно застосовувати номерні пломби

Застосування номерних пломб на підприємствах, як правило, не є самоціллю. Пломби застосовують з метою досягнення схоронності товарно-матеріальних цінностей, забезпечення контролю за доступом до приміщень, розмежування відповідальності персоналу тощо.

 

I. ДІЙТЕ СИСТЕМНО

1. Продумайте Ваш новий діловий процес: з якою метою Ви плануєте застосовувати номерні пломби? Який результат Ви прагнете одержати?

2. Спочатку придбайте невелику партію пломб і випробуйте новий порядок. За необхідності, відкоригуйте його.

3. Поставте себе на місце потенційного зловмисника й спробуйте «обійти» Вашу систему. Оцініть ймовірність таких «атак».

4. Закріпіть порядок застосування номерних пломб у нормативних документах Вашої компанії. Погодьте ці документи із зацікавленими підрозділами й затвердіть їх.

5. Проведіть навчання порядку застосування пломб усього задіяного в процесі персоналу. Навчайте щойно прийнятих на роботу співробітників і перевіряйте результати навчання в ході атестації.

6. Офіційно запустіть новий процес розпорядженням керівництва й періодично контролюйте його виконання.

7. Коригуйте процес у міру розвитку підприємства.

II. ОБЕРІТЬ ПРАВИЛЬНУ ПЛОМБУ

1. Сформулюйте вимоги до виробника й постачальників:

• виробник і постачальник повинні мати бездоганну ділову репутацію й дорожити нею

• у сфері продуктів для гарантування безпеки це надзвичайно важливо;

• регулярність постачання обраних Вами пломб має гарантуватися

• Ви повинні бути захищені від перебоїв;

• виробник і постачальники повинні контролювати рух пристроїв від моменту виробництва до Вашої компанії шляхом обліку їх індивідуальних номерів

• у Вас повинна бути можливість простежити весь життєвий цикл застосованої пломби;

• візьміть до уваги вартість пломби, співвіднесіть її з можливими втратами, яким Ви прагнете запобігти;

• візьміть до уваги можливість постачальника (виробника) організувати проведення незалежної експертизи реалізованих пломб.

2. Оцініть характеристики об’єктів, що захищаються, і оберіть відповідну за конструкцією пломбу. Зокрема, урахуйте:

• конструктивні особливості об’єктів, що опечатуються,

• підбирайте пломбу підходящого розміру;

• матеріал, з якого виготовлений об’єкт, що захищається,

• підбирайте пломбу з підходящими властивостями (наприклад, підберіть тип пломб-наклейок);

• експлуатаційні особливості об’єктів, що опечатуються,

• підбирайте пломбу з необхідною міцністю й іншими властивостями (наприклад, урахуйте, чи закріплені опечатувані двері машини);

• час, протягом якого об’єкт, що захищається, буде перебувати в опечатаному стані.

3. Вивчіть умови довкілля, і оберіть пломбу, яка відповідає цим умовам за конструкцією й матеріалами. Зокрема, урахуйте:

• кліматичні умови (діапазон температур, опади, вологість);

• хімічну агресивність середовища (нафтобаза, хімічне виробництво);

• наявність вимог до пожежної безпеки або інших спеціальних вимог.

4. Урахуйте кількість об’єктів, що захищаються:

• якщо кількість пломбованих об’єктів велика, візьміть до уваги можливість використання пломб із нанесеним штрих-кодом. Це дозволить урахувати номери пломб автоматизовано, уникаючи помилок їх уведення вручну.

5. Оцініть кримінальну обстановку й цінність об’єктів, що захищаються:

• вибирайте пломбу з відповідним ступенем захисту від підробки;

• вибирайте пломбу з якісною індикацією несанкціонованого розкриття.

III. ЗАГАЛЬНІ РЕКОМЕНДАЦІЇ ЩОДО ПРОЦЕСУ ЗАСТОСУВАННЯ ПЛОМБУВАЛЬНИХ ПРИСТРОЇВ

Загальні рекомендації із закупівлі й зберігання

1.  Не слід доручати розміщення замовлень на придбання пломб різним співробітникам, призначте одну відповідальну особу, яка користується Вашою довірою. Постачальник не повинен приймати замовлення від інших осіб.

2. Підтримуйте певний запас пломб на складах усіх територіально відокремлених підрозділів. Розміщайте замовлення в постачальника завчасно, з урахуванням строків виготовлення й доставки обраної вами пломби в кожен територіально відокремлений підрозділ.

3. Урахуйте наявність модифікацій використовуваних Вами пломб. Правильно розраховуйте обсяги закупівель і застосовуйте морозостійкі модифікації в холодну пору року.

4. При одержанні пломб від постачальника рекомендується відкласти 2-3 шт. з кожної партії й не використовувати їх 1 рік після зняття з об’єкта останнього екземпляра з даної партії. Відкладені пломби повинні бути обліковані й промарковані таким чином, щоб забезпечити можливість їх подальшого зіставлення з будь-якими контрольованими або знятими пломбами, або використання як порівняльних зразків при проведенні трасологічної експертизи.

5. До пломб, що зберігаються, не повинно бути вільного доступу, рекомендується зберігати їх окремо від інших складських запасів. Доступ до пломб повинен бути тільки в уповноваженого співробітника, який буде видавати їх для застосування.

6. Зберігання й транспортування пломб повинні здійснюватися із суворим дотриманням припустимих умов: температури, вологості та ін., зазначених в інструкції з експлуатації конкретної пломби.

Загальні рекомендації щодо обліку номерних пломб

1. Рекомендується здійснювати облік найменувань, маркування й номерів застосовуваних пломб на всіх етапах їх життєвого циклу усередині підприємства:

• замовлення;

• надходження;

• розподілу;

• видачі для застосування;

• застосування (встановлення);

• контролю;

• знімання;

• здачі на зберігання;

• утилізації.

2. Повинні реєструватися такі облікові дані:

• дата, час і місце операції;

• найменування, маркування і номер пломби;

• ПІБ особи, що виконує операцію;

• номер або інша ідентифікаційна ознака об’єкта, що опечатується (для вантажів, що відправляються, ― номер транспортного засобу, пункт призначення вантажу, ПІБ водія транспортного засобу).

3. Рекомендується здійснювати оперативний кількісний облік нових пломб у всіх територіально відокремлених підрозділах з метою виявлення запасів, що знижуються, і завчасного розміщення замовлення в постачальника.

Загальні рекомендації щодо установки пломбувальних пристроїв

1. Рекомендується доручати опечатування саме тим співробітникам, які відповідають за кількісні або якісні показники товарно-матеріальних цінностей (ТМЦ), що перебувають в пломбованому об’єкті (сховищі, контейнері), або контролюючим відсутність несанкціонованого доступу усередину пломбованих об’єктів.

2. Опломбовування слід проводити в суворій відповідності з інструкцією з експлуатації застосовуваної пломби.

3. Після установки пломби слід перевірити надійність її замикання відповідно до інструкції з експлуатації.

Загальні рекомендації щодо знімання пломбувальних пристроїв

1. Знімання пломб повинні проводити тільки уповноважені на це співробітники.

2. Перед зніманням пломби необхідно переконатися у відсутності на ній слідів розкриття. При цьому необхідно звернути увагу на пластичність матеріалу, зміну кольору, наявність розривів, розрізів, деформацій, наявність слідів нагрівання (заморожування) або хімічного впливу. Обов’язково потрібно перевірити відповідність найменування (зовнішнього вигляду), маркування й номера пломби даним обліку й/або супровідної документації (журналам, транспортним накладним і т.п.).

3. Знімання пломби слід проводити в суворій відповідності до інструкції з експлуатації.

4. У випадку виявлення слідів розкриття пломби або ознак порушення її цілісності, знімання необхідно проводити в присутності комісії зі складанням відповідних актів.

5. Не слід допускати втрату знятих пломб. Їх необхідно зберігати протягом установленого часу (як правило, впродовж строку давнини за претензіями до кількості або якості ТМЦ). Режим зберігання знятих пломб повинен бути таким же суворим, як і нових.

Група компаній «Укрпломба» бажає Вам успіхів у забезпеченні схоронності товарно-матеріальних цінностей!